筑波銀行は茨城県を主な地盤として、地域のお客様が「最初に相談したい銀行」になることを目指しFirst Call Bank（ファースト・コール・バンク）をビジョンに掲げ、地域の課題解決やお客様のニーズに対応するさまざまな事業を展開しています。同時に、経営効率性の向上と行動プロセスの新化のため、行内のDXや合理化・効率化に向けた取り組みも強化しています。
ビジネスソリューション部　上席主任調査役　国府田様、係長 高橋様、および本田様に、『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

すべて紙ベースで非効率だった請求書業務におけるプロセスの改善と、インボイス制度・電帳法など法対応を目的に、簡単で使いやすくコスパに優れた『請求QUICK』を選択

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

国府田様）我々ビジネスソリューション部は、当行の法人顧客向けにパートナーベンダー様のさまざまなソリューションやサービスを紹介する「ビジネスマッチング」などで、お客様の経営効率化提案やベンダー様の販路拡大支援を担っている部署です。

これまで、ベンダー様や協力会社様向けに発行する請求書は、すべて紙で処理していたため非常に手間がかかっていました。具体的には、各人がExcelで請求書を作成した後、紙に印刷して上司に承認印をもらってから封入・投函、さらに請求書の控えを紙でファイリングして保管していたため、とにかく処理する紙の量が膨大で、そこに課題を感じていました。その後、入金があった際も、紙の控えを探して「どの請求書の入金か」の特定を手作業と目視で行っていたため、すべての請求書管理にかかる一連の業務フローをデジタル化して一気に効率化を図りたいと思っていました。

また当部署が取り扱う請求書は、すべて「課税取引」に該当するため、一般事業者様と同様にインボイス制度や電帳法などの法対応も行う必要がありました。なので、紙ベースのアナログな請求書の作成・発行から承認・入金消込、書類管理や保管に至るまで、業務フローをデジタル完結することで効率化すると同時に、法対応もできるツールを探し始めたことがきっかけです。

誰でも簡単に扱えるUIの使いやすさが決め手となり『請求QUICK』を導入。アナログから一気に請求書業務の各フローをデジタル化したことで大幅な工数削減を実現。

『請求QUICK』導入の決め手を教えてください。

高橋様）ツール選定にあたっては、いくつか他社さんのサービスも比較検討を行ったのですが、それぞれ機能面で「できること・できないこと」、また価格面でも意外に差が大きく、それぞれ特徴がある中で一番私たちのニーズに合致していてしっくりきたのが『請求QUICK』でした。当部署で実際に請求書を発行するのは営業に限らず事務やパートの女性スタッフなど複数いるのですが、『請求QUICK』は誰でも簡単に扱いやすそうというところが、一番の決め手になりました。

また導入時の初期費用等もかかりませんし、全体的に非常に価格が抑えられていて導入ハードルが低いというところも後押しになりました。最初に問い合わせをした際もすごく丁寧に教えていただけたので、そういったサポート面の安心感も含め、総合的に『請求QUICK』が一番いいね、ということで意見が一致し導入を決意しました。

導入後の効果についてはいかがでしょうか。

本田様）紙の請求書をほぼすべて電子発行に切り替えることができたので、煩雑な紙でのアナログ処理から解放され、請求書業務全体を大きく効率化することができました。まず利用にあたり、これまでExcelで作成していた請求書データをcsvで『請求QUICK』に取り込むことができたので、イチから手入力することなく統一されたフォーマットで簡単に請求書を作成できるようになりました。上長の「承認」もシステム上で電子押印が可能なので、物理的な紙への押印作業がなくなり大幅な工数削減ができたと同時に、請求書のステータスもデータで可視化できました。

また当部署で発行した請求書に関しては、すべて銀行振込で入金されるので、口座の入出金明細情報を自動で取得できる「消込QUICK」機能を使って、入金消込も『請求QUICK』上で完結できるようになりました。これまで入金がある度に、膨大な紙の控えの中から1件ずつ請求書を探して特定し消し込んでいた時に比べると、大幅な業務改善と効率化が叶いました。

これら請求書の作成・承認・発行から入金消込に至るまで、数多くの業務プロセスをデジタル化することで生産性を大きく向上できたことに加え、インボイス制度に対応した「適格請求書」の発行はもちろん、請求書の控えの電子保存など電帳法対応も合わせて実現し、電子ファイリングで書類の管理コストも削減できました。

『請求QUICK』の受取機能で電帳法に則った書類の電子保管も実現！機能を使いこなすほどに業務効率化と法対応効果が上がる、安心・優良なサービスだと思います

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

本田様）当部署のように、これまですべて紙で請求書発行をしていた企業様にとっては、承認がおりた後そのままメールで簡単に請求書を電子送付できる手軽さは、効率面および費用面においても非常に利便性を感じられるのではないかと思います。『請求QUICK』では、振込期日をすぎても入金がされていない請求書を「未入金管理」の画面から一覧で確認でき、必要に応じて督促メールも自動で送れるので、一目で状況が把握できると同時にデータの一元管理もできて助かっています。入金消込も画面上で入金データと請求データを自動で突合して消込候補を出してくれるので、消込作業自体もデジタル完結でとてもラクになりました。

また、「請求書受取」機能も使用していて、受け取った請求書を『請求QUICK』にアップロードし、電帳法に則った形で書類管理できるよう電子保存しています。メールで受け取った請求書をアップロードすることで、今年1月から改正電帳法で義務化された「電子で受け取った請求書は電子のまま保存」できるようになりました。一部、紙で受け取る請求書もありますが、そちらはスキャナで読み取って同様に電子保存しています。『請求QUICK』には本当に多くの便利な機能が搭載されているので、使いこなすほどに業務効率化と法対応、どちらもできる良いサービスだと思います。

高橋様）『請求QUICK』はコストメリットが他社サービスに比べて非常に大きいと感じています。インボイス制度の開始に伴い、請求書の事務フロー改善を検討していらっしゃる企業様は多いと思いますが、どのサービスを使ったらよいか悩まれる方もいると思います。サービスの比較検討をするにあたって、『請求QUICK』は試用期間が3ヶ月と十分な期間が設けられていてじっくり使ってみてから導入を決められるのでそういった点でもおすすめです。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。