東洋ホテル株式会社は、“ここにいることが自然に思える。やすらぎの空間でお客さまをおもてなしする”をコンセプトに、福岡県・博多駅から徒歩2分という好立地で出張などのビジネスパーソンが多く利用するビジネスホテルを運営。DXが進みにくい業界として名が挙がることもある宿泊業界の中で、様々なデジタルツールを取り入れた業務効率化やカスタマーサクセスの向上に取り組んでいます。
支配人代理 石橋様に『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

専用PCでの請求書発行業務に課題を抱える中、インボイス制度対応を機に『請求QUICK』の導入を決意

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

石橋様）『請求QUICK』導入前は、ホテルという業態の都合上、各社員の作業スペースやPCを用意することは難しいため、パッケージソフトをインストールした専用のPCを一台用意し、そこで請求書発行業務を行っていました。Excelなどアナログな方法での作業と比較すると効率化は図れている一方で、専用のPCでしか作業ができないことや、法改正のたびに自社でアップデートを行わなければならないといった不便さも感じていました。
そうした中、インボイス制度を耳にして税理士の先生に相談したところ、当ホテルも2023年10月までに対応しなければならないことを知りました。新しいソリューションへの切り替えや、抱えている業務課題の解決と共にDXを推し進めるのはこのタイミングしかないと思い、インターネットで調べたのがきっかけです。

決め手は圧倒的なコストパフォーマンス。様々なシステムと比較した結果、初期・月額無料で直感的に使いやすかった『請求QUICK』を導入

『請求QUICK』を導入いただいた決め手を教えてください。

石橋様）一番の決め手は圧倒的なコストパフォーマンスです。インターネット検索の上位表示を見ながらネームバリューのある会社を中心に比較検討しましたが、他の請求書発行システムは初期費用・月額費用がかかるところがほとんどでした。そんな中、『請求QUICK』は導入コストが一切かからないうえ、「月50枚まで無料で請求書を発行できる」というので驚きました。
当ホテルの場合、毎月の請求書発行枚数が50枚を超えることは基本的にないので、ランニングコストをかけずに使えることに大変魅力を感じましたし、非常にありがたいです。また、画面がシンプルでわかりやすく、直感的に操作することができた点も大きなポイントになりました。

『請求QUICK』の導入によって業務分散やリモート化に成功。充実した機能とユーザー目線で追求された料金体系により利便性が大幅にアップ

『請求QUICK』導入後の効果や感想を教えてください。

石橋様）『請求QUICK』導入前は、一台の専用PCでしか作業が行えなかったため、支配人代理としてホテル全体をみながら請求書発行業務も私一人で行っていたのですが、『請求QUICK』の料金体系は「5IDまで無料」なので、複数のスタッフで請求書の作成、承認、発行といった業務の分散ができるようになりました。また、必ずオフィスにいなければ作業や承認ができないという縛りもなくなり、利便性が大幅に向上しました。

『請求QUICK』は、請求書の発行やインボイス制度対応の観点から便利なツールというだけでなく、口座情報の入出金明細を取得して面倒な消込作業を自動化できたり、会計ソフトへの連携もCSVで簡単にできるなど魅力的な機能がたくさんついているので、当ホテルも将来的には活用していきたいと考えています。

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

石橋様）繰り返しになってしまいますが、初期費用がかからないうえ、「月50枚まで無料で請求書発行できる」というのが最大の魅力ではないでしょうか。また、操作も非常に簡単ですが、何か困ったことがあればカスタマーサポートで丁寧に対応していただけるので、そういった点も心強く安心して利用できるポイントです。

バックオフィス業務を効率化するためにコストをかけてツールを導入するのは、中小企業ですとなかなか社内的に理解が得られなかったり、従来の業務フローを変更するには多少なりとも抵抗があるものだと思います。ですが、『請求QUICK』はコスト面のハードルが低く、導入することで担当者の作業も楽になり、会社全体として生産性も大きく向上することは間違いないので、初めて請求書発行システムを導入される企業様にも『請求QUICK』はおすすめです。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。