匠Lauren株式会社は、SNSや動画を活用したプロモーションの支援や、自社開発の予約管理システムなど、WEBやSNSを活用した集客から来客まで企業の発展を支援しています。
取締役 宇野様に『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

作業負荷とコストを抑えてインボイス制度対応の「適格請求書」が発行できる『請求QUICK』を選択

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

宇野様）当社は主に個人事業主や中小企業の方向けに、予約システムやSNS動画広告、成果報酬型SEO、Google口コミ対策といったWEBやSNSを活用した事業を展開しています。2019年に創業し今年5期目となるベンチャー企業で、今まさに創業期から成長期に入りつつあるところです。これからさらに成長していくため、お客様の声をもとに新しい事業の創出やサービス・運用の改善などに日々努めています。

事業ごとに料金体系もさまざまなので、お客様の利便性を考え、複数の決済手段を揃えています。その中の１つにクレジットカード決済があるのですが、昨年10月に開始されたインボイス制度により、お客様が消費税の仕入税額控除の適用を受けるには、クレジットカード決済であっても当社から「適格請求書」の発行が必要になりました。これまで、クレジットカードでお支払いいただくお客様には、決済用のリンク付メールを送付するのみで請求書を発行していなかったので、急遽インボイス制度対応をするために請求書発行システムを探し始めました。
当社が求める機能とコストを満たすものを探すために各社に問い合わせしている際、お付き合いのあるアプラスさんからインボイス関連のお話で『請求QUICK』を紹介してもらったのがきっかけです。

魅力的な料金体系に加え、使い勝手の良さと高い柔軟性が決め手となり『請求QUICK』を導入

『請求QUICK』を導入いただいた決め手を教えてください。

宇野様）各社のシステムを比較してわかったのは、どこも固定費がけっこうかかるのでそれがネックだなと感じました。そのため、比較的早い段階で、利用中の会計ソフトが提供している請求書発行システムと『請求QUICK』の2社に絞り、機能や運用面での使い勝手などを検証しました。
当社はセールスフォースで顧客管理をしているのですが、そこから出力したデータをCSVでアップロードして請求書を作成しようと考えていたので、その機能の使い勝手の良し悪しは選定の重要なポイントでした。会計ソフトの提供している請求書発行システムはファイル形式が加工しにくく、スムーズにアップロードできないところがちょっと不便に感じましたが、『請求QUICK』はすんなり処理できたので高評価でした。また、請求書をメールで送るときに『請求QUICK』はダウンロードリンクだけでなく、PDFファイルをそのまま添付できる方法も選択できるところが良かったです。当社のお客様はWEBサービスに慣れていない方も多いので、請求書の受け取りもダウンロードリンクより、PDFファイルが添付されている方がわかりやすいし、ストレスなくご利用いただけるだろうと思っていました。
比較した２社のサービスは機能的に大きな違いはないものの、『請求QUICK』の方が「かゆいところに手が届く」感じがあり、さらに導入コストが一切かからないうえ、「月50通まで無料で請求書を発行できる」といったコストパフォーマンスの良さが決め手となりました。

想定していた以上の業務効率化を実感！今後の事業成長に合わせた活用による効果にも期待

『請求QUICK』導入後の効果や感想を教えてください。

宇野様）もともとクレジットカード決済のお客様には請求書を発行していなかったので、『請求QUICK』を導入していなければ銀行振込の請求書と同じように「Excelで作った請求書をPDFにしてメールで送る」という面倒な運用を別途行うか、高い初期費用や月額コストを払って請求書発行をしなければならないところでした。実際に使ってみて本当にコストメリット以上の機能を提供してくれる『請求QUICK』を導入して良かったです！
今回、クレジットカード決済と合わせて銀行振込の請求書も『請求QUICK』で処理するようにしたのですが、この副次的効果として、請求データの検索性が大きく向上しました。これまで決済手段ごとに請求データを作成・保存していたため、発行状況や請求内容を確認するにも手間がかかっていました。ですが、今回の『請求QUICK』の導入により、ある程度まとめることができたので、請求データの検索・確認がとてもしやすくなり、そこも導入効果として感じています。

まだ社内でいろいろ運用調整していることがあるのですが、そこがまとまればもっと請求書関連の業務がラクになるはずという印象があります。冒頭で申し上げた通り、当社は事業拡大に伴って社員も増えています。今は、事業部ごとに請求書発行も個別対応していますが、今後組織の形が確立してくれば承認フローの機能も活用していくつもりです。

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

宇野様）当社は、インボイス制度をきっかけにメールのみでクレジットカード決済をしていただいていた取引先に、「適格請求書」を手間とコストをかけずに発行することを主目的に導入しましたが、必要なシーンで必要なだけ効率的に請求書を発行したいというお客様には、基本無料の『請求QUICK』をぜひオススメしたいですね。やはり、どれだけ利用するかわからない中で自社のシステムを改修したり、大きく業務フローを変えたりするのは難しいと思いますので、まずは無料で試してみるというのがいいかもしれません。
また、当社では導入時にマニュアルを配布しただけですが、特に問い合わせもなくスムーズに社内に定着できました。こういった直感的な使いやすさもサービスの大きな魅力だと思います。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。