株式会社大成ハウジングは、宮城県仙台市を拠点に、1996年から建設業・不動産業の総合デベロッパーとして土地の有効活用のご提案を軸に、周辺地域環境に適したサービスを提供しています。不動産のオーナーは孫の代になる方も多く、長年の信頼関係に支えられ「建築・賃貸物件管理・賃貸仲介」などの事業を展開しています。

代表取締役　佐々木様、および不動産事業部サポート課の大瀧様に、『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

数十人の営業人員が「適格請求書」を作成・発行できるようにするため、簡単で使いやすいUIと導入ハードルが低くコスパに優れた『請求QUICK』を選択

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

当社の請求書発行のバリエーションとしては、建物を建てた際にオーナー様に発行する建築費の請求や、賃貸アパート・マンションの入居者様に発行する敷金・礼金など初期費用の請求、また入居後の修繕費や退去時の原状回復費用の請求などさまざまあり、各事業部の担当営業がExcelなどを使って個別に請求書を都度発行していました。インボイス制度の開始に伴い、会社全体としてきちんと「適格請求書」の発行ができないとお客様にご迷惑をおかけしてしまうため、事業部を跨いで約４０名ほどいる営業人員が簡単に使える請求書発行システムが必要でした。

実は最初、社内で「インボイス対策チーム」を発足し、システム会社さんに相談して自社用のシステムを新たに構築することも考えました。しかし「あれも、これも…」と理想が膨らみ、「なんでもできる立派なシステム」のご提案をいただいた結果、非常に高額になってしまいました。また色々なことができる反面、初期設定を非常に細かく行わないと利用ができない点や、せっかく作っても社内でそのシステムを使いこなせなかったらムダになってしまうかも…という懸念がありました。結果、「目前のインボイス制度に対応した適格請求書を、自社の営業人員が確実に出せるようにすること」を第一目的に切り替えて、イチから検討し直すことになりました。

改めてネット検索でインボイス制度に対応した請求書発行システムを探したところ「比較サイト」に辿り着き、そこで『請求QUICK』を見つけました。いくつか他社のシステムも検討しましたが、コストパフォーマンスも使い勝手の良さも『請求QUICK』が群を抜いていて、これなら当社のニーズにもマッチしそうだと感じ、導入の検討を始めました。

システム導入にあたっては、法対応だけでなく事務方としていつも困っていた「入金があった際の得意先や請求書の特定作業」についても、改善したいと考えていました。これまでは、どの事業部の誰が何の目的で発行した請求書の入金かがわからず、毎回手探りであたりをつけてあちこち確認しながら苦労して消し込んでいたので、これを機に請求書をデータで一元管理できるようにして、入金確認作業の手間も軽減したいという思いもありました。

圧倒的なコスパと、直感的な操作で誰でも簡単に使えるUIが決め手となり『請求QUICK』を導入。初期設定のしやすさは管理者側にとっても非常にありがたいシステム

『請求QUICK』導入の決め手や、導入後の効果を教えてください。

決め手はいくつかあるのですが、まずは初期費用が0円なので無料で使い始められる導入ハードルの低さですね。使ってみて自社にそぐわない、使いこなせないなどの事態が生じても、コスト的なダメージが一切ないというのは大きな安心材料でした。

また『請求QUICK』は非常にUIがわかりやすく、誰でも直感的に操作ができて使いやすいことも決め手になりました。パソコンスキルがあまり高くない社員にも使用してもらいたかったので、そういった使いやすさもシステムを選ぶ上で非常に重要なポイントでした。おかげでExcel作成の請求書によく見られた誤字脱字や数式エラーなどの細かいミスもなくなり、会社として正確な「適格請求書」が各事業部で簡単に発行できるようになりました。

それと私の個人的な印象ですが、『請求QUICK』は初期設定がすごく簡単にできたことも良かったです。営業人員ほか社員約60人分の設定と承認権限など部署ごとの設定もほぼ1人ですべて行いましたが、通常業務の合間にちょこちょこっと作業しただけで2～3日もかからずマスタ設定が終わりました。管理者側にとっても非常に扱いやすいシステムで、ありがたかったですね。『請求QUICK』の導入自体は、インボイス制度開始ギリギリの9月だったのですが、全社に「10月からこのシステムを使って請求書を作成してください」と周知した後、使い方をマニュアルにまとめて回覧しただけで、特に混乱もなく皆『請求QUICK』を使って「適格請求書」の発行をしてくれました。それだけ誰にとってもわかりやすいUIなのだと思います。

さらに、入金確認の手間の軽減についてもメリットを感じています。現在は『請求QUICK』自体を使い始めたばかりということもあり、入金消込が画面上で完結する「消込QUICK」機能は利用していないのですが、それでも入金があった際の確認作業が大幅に軽減できました。今は入金があると真っ先に『請求QUICK』を見に行くのですが、すぐに「何の入金か」が請求明細とともに経理側で把握できるので、消込前の請求書特定作業が非常にラクになり助かっています。

発行側に加え、請求書の受取機能も利用開始！将来的には紙の請求書の電子保存と、現場も巻き込んでの「支払依頼書作成・承認」まで電子化し、さらなる効率化を目指したい

今後の抱負などがあれば、最後に一言お願いします。

当社は「請求書発行側」におけるインボイス制度対応を第一の目的として利用を開始しましたが、実は『請求QUICK』には受取機能も搭載されているので、受取請求書の電子保存機能も最近使い始めました。今年1月からの改正電子帳簿保存法の義務化事項で「電子で受け取った請求書は電子のまま保存」というものがありますが、その「電子保存」にも対応できるようになりました。

現時点では、まだメールで受け取った請求書の適格事業者登録番号を『請求QUICK』で確認して電帳法に則した電子保存をしているのみですが、今後は紙で受け取った請求書をスキャンして電子保存したり、読み取ったデータから「支払依頼書」を起票して「承認」できる機能もついているようなので、そちらも早く試してみたいと思っています。今は「支払依頼書」の作成も上司の押印もすべて紙ベースで効率が悪いので、将来的には請求書の受取も含めて『請求QUICK』を活用し、さらなる効率化を目指していきたいと思っています。

外部からの請求書は、営業が受け取る場合もあれば、現場監督が受け取ることもあるのですが、その社員に、「請求書の電子取り込み」をお願いしたところ、支払依頼の登録方法についても質問を受け、「皆そこまでやってくれる気持ちがあるんだ」と驚きました。なので、できればこの流れで請求書の受取から支払依頼書の起票・承認まで含め、営業人員や現場も巻き込んで一気に効率化が進められると良いなと思っています。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。