ルーティン化していた請求書関連の負担が減り、業務効率が格段にアップ! 無料でクラウドの良さが実感できる「請求QUICK」は コスト面や法対応に不安がある小規模企業には特におすすめ

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<導入前の課題>

●紙の請求書作成や郵送などの事務作業の負担が大きく本業に専念する時間が削られてしまう

●案件ごとに担当者が請求書発行・入金確認を行っているのでデータが管理しにくい上、非効率

<導入後の効果>

●紙の請求書にまつわるコストや時間を削減でき、本業により多くの時間を割けるようになった

●請求書発行・入金状況はすべて「請求QUICK」上で可視化、一元管理で状況把握が容易に

島根銀行は、創立107年を迎える長い歴史を持つ地域金融機関で、島根県を中心に20の営業店網を有しています。

島根・鳥取両県の山陰エリアに特化した地域密着型金融を推進し、当地域の経済を支えていくという重要な使命を全うするため、通常の銀行業務に加え取引先企業の本業支援も行うなど、地域経済の発展に積極的に取り組んでいます。

2020年にSBIビジネス・ソリューションズとビジネスマッチング契約を締結。地域企業へクラウドサービスの利用メリットを訴求するにあたり、自らがサービスをよく理解し地域企業の手本となることがより良い課題解決の提案に繋がるとの思いから、まずは営業推進グループにて「請求QUICK」を導入。

導入後の効果や地域企業にお勧めをする理由などについて、営業推進グループ部長の清水様にお話を伺いました。

ルーティン化していた属人的な作業を一新し、請求書にかかる物理コストと作業工数双方の圧縮に成功!請求書と入金データの可視化で状況把握スピードが格段にアップ

「請求QUICK」を導入するにあたって、どんな課題がありましたか?

私どもの営業推進グループでは、主な業務としてお客さまの本業支援や課題解決につながるようなビジネスマッチングなどを行っています。

マッチング契約が成立した際に請求書を発行するのですが、当行では本部の人事財務グループを除き、各部署には経理業務の専任者を置いていないため、担当の行員が事務作業の一環として、各人で請求書の作成・発行から入金確認まで行っています。紙の請求書を郵送するケースが大半ですが、なかには本部から一度請求書を営業店に送付して、そこからお客さまのところへ営業マンが直接お届けするといったケースもありましたので、件数が増えるごとに事務作業にかかる負担が大きくなっていました。  

また、入金確認もそれぞれ担当の行員が行っていたため、グループ全体として、今どれだけ請求書を発行していて、どれだけ入金があるのかなどを一人ひとりに確認して把握していましたので、その管理の部分を可視化したいと考えていました。

ルーティン化していた業務を見直し、作業負担や非効率な状況を改善して本業に注力できる環境にしたいという思いが強くあったこと、また、私たちが実際に「請求QUICK」を利用することでサービス理解が深まり、ビジネスマッチングを行う際に、お客さまの課題解決に向けた支援がより具体的にしやすくなると考え、導入を決意しました。

営業推進グループ部長 清水様営業推進グループ部長 清水様

「請求QUICK」を導入して課題は解決されましたか?

 はい、解決しました。まず、紙の請求書をなくすことができました。

PDFをメールに添付するかダウンロードしていただく方法に変えたことで、各人の請求書にかかる作業負担を大幅に減らすことができ、本業により多くの時間を割くことができるようになりました。

また、請求書をお届けするためだけに営業店の人を動かすといった人的コストも減らせましたし、印刷代や郵送費用といった物理的なコストの削減にもつながり、目に見えるコストと時間など見えないコストの両方を削減できたと実感しています。  

また、これまで労力をかけて取りまとめていた請求書の発行・入金状況についても、各人が「請求QUICK」上で作業したデータが一元管理でき、過去の履歴も含めすべて可視化されているので、簡単に状況把握ができるようになり助かっています。

現在は、営業推進グループのみで「請求QUICK」を使っていますが、ゆくゆくは他部署にも広げていきたいと考えています。

「請求QUICK」は入金消込の自動化を含む業務効率化だけでなく、急な 資金ニーズにも対応できるファクタリング機能まで備えた便利ツール。 コスト面に不安をもつ小規模企業こそ使って欲しい

「請求QUICK」の導入を検討している企業に向けてメッセージをお願いします

導入されたお客さま様においては、「請求QUICK」の入金消込機能である「消込QUICK」の便利さに驚かれるのではないかと感じています。

自動で銀行口座の入出金明細情報を取得して、発行した請求書の金額と突合して消込候補を表示してくれるので、消込のスピードと正確性が向上するだけでなく、日頃からご多忙なお客さまの手間や時間が大幅に削減できると思います。

冒頭に申し上げました通り、私どもの営業推進グループでは、お客さまの本業支援やビジネスマッチングを積極的に行っており、その一環として「請求QUICK」導入による経理DXも推進しています。

山陰エリアはいわゆる小規模企業が非常に多い地域なので、DXについてはなかなか進んでいないというのが実感としてあり、請求書業務についても、発行から入金確認・消込まで一人の方が手作業で属人的に行っている企業が大半を占めているといっても過言ではありません。

そういったお客さまには、わかりやすい例で人的リスクを挙げ、「一人依存の体制から誰もが担える形へ」のシフトが非常に大切で、その実現にはクラウド型のツール利用が有効だということをご説明させていただくのですが、やはり「コスト負担が心配」というお声を非常に多くいただきます。

「請求QUICK」は、初期・月次費用なしですぐに始められますし、請求書発行だけでなく大きな作業負担を伴う入金消込まで含めて無料で使うことができるため、私どものお客さまには「まずはお試しで使ってみてください」とご提案しています。

コスト面が不安で導入を躊躇されている企業さまこそ、「無料でここまでのことができるんだ!」ということをご実感いただけると思いますので、まずは気軽にお試しいただくようお勧めしています。

また、お客さまの中には「急な支払いニーズが発生したときに、時間をかけずにもっと手軽に資金調達できたらいいのに」というお話をいただくこともあるのですが、そのようなお客さまには「請求QUICK」のオプションである「入金QICK」をご紹介しています。

「入金QUICK」は、最短2営業日で発行した請求書を買い取ってくれるファクタリングサービスです。

中小企業の急な資金ニーズに対して安い手数料でしかもWeb完結で手軽に利用できるサービスなので、ニーズに応じて使ってみるのも良いのではと思っています。

同じ金融サービスを提供する銀行としては思い切ったご提案のようにも思えるかもしれませんが、お客さまのその時々の課題や状況に応じて最もニーズに合致したご提案をさせていただくことが何より大切であり、結果としてお客さまの事業が成長し地域経済の発展に資すると考えています。

オフィスの画像

「請求QUICK」は業務の効率化と法対応、どちらの側面からも有用な クラウドツール。お客さまの潜在ニーズにベストなご提案で応え、 課題解決とともに地域経済を支える真のパートナーへ

お客さまのところを回っていると、「インボイス制度や電帳法の義務化はまだ当分先の話」とお考えの経営者さまが非常に多く、目の前の課題として認識されていないことに危機感を抱いています。

特にインボイス制度への対応は、小規模企業であっても避けては通れず、請求書を電子化しておかないと手運用ではいずれ管理に限界がくることは容易に想像がつきます。そういったお客さまに対して、「その時になって慌てないように、こういった便利なツールもありますよ」と、ご提案させていただいています。

我々は地域に根差した金融機関として、「フェイス・トゥ・フェイス」の強みを活かし、地域企業の課題に真摯に向き合い頼れるパートナーとして地域経済の発展を目指しています。

「請求QUICK」はお客さまの業務の効率化と法対応、どちらの側面からも有用なツールであることが自行の導入でよく理解しているので、その経験談も踏まえ今後も積極的にご提案をしていきたいと思っています。

貴重なお話をありがとうございました

  ※掲載内容は取材当時のものです。

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