脱Excelで属人的な手作業からも解放され、劇的に業務を効率化! 会社のコア業務へリソースを振り向ける余裕もでてきました

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松原様
松原様

<導入前の課題>

●Excelでの請求書作成は人によって関数を使ったり手入力だったりと作成方法がバラバラ

●請求書の付番も間違いに気づきにくく、誤った場合の紙での作業のやり直しが非効率

●相手先の要望に応じた請求書の送付対応が非常に煩雑で管理も大変

<導入後の効果>

●属人的なExcelによる作成の差がなくなり、誰でも素早く正確な請求書作成が可能に

●複写機能による自動採番や、電子印の利用で社内承認の作業が格段に効率化

●将来の法対応も見据え、紙での郵送からすべて電子データでの送付に変更し一元管理可能に

津田様
津田様

SBI リクイディティ・マーケットは、FX取引(外国為替証拠金取引)を展開している金融法人向けに、プライス・豊富な流動性・取引システムなどのマーケット機能をマルチに提供しています。

またFX取引に限らず、SBIグループ各社が取り扱うさまざまな外国為替取引の流動性(外貨調達、スポット、デリバティブ、外貨ヘッジ等)のフローを集約して効率化を図る役割も担っています。

また国内に限らず海外でも、より競争力のある価格と利便性、安全性の高いFX取引サービスを提供しグローバルに展開をしています。


請求書作成・社内承認など紙を中心とした作業負担の軽減だけでなく、将来的にはインボイス制度や電帳法の義務化対応も見据えて、「請求QUICK」を導入した同社。

導入の背景や導入後の効果、それに伴う変化などを財務経理本部長の津田様、経理部アシスタントマネージャーの松原様にお話を伺いました。

属人的なExcel作業から脱して正確性と作業効率が大幅にアップ!請求書まわりの物理的な業務フローへの心理的な負担も軽減

請求書まわりの業務で、どんな課題がありましたか?

これまで請求書の作成は社内でExcelをベースに各自で作成することが多かったため、人によって関数で自動計算したり項目が入力されるようにしている人もいれば、毎回手作業で一つずつ入力する人もいたりと、フォーマットもバラバラで請求書の付番間違い等にも気づきにくい状況でした。

紙の場合、後で付番が違っていることが発覚すると、その数字を直すためだけにまたイチから紙を出力して、承認印をもらいなおさなくてはならないなど、非効率を感じる場面もありました。

また紙の請求書に物理的に会社の角印をもらう際、社内の承認者が不在の場合は、都度所在確認をしなくてはならず、取引先によっては「いつまでに欲しい」と早めに期限を決めているところも多いので、期限を過ぎると催促の電話が集中するなど、心理的な負担も感じていました。

こういった毎月の請求書まわりの課題を、コストをかけずにかんたんに解決できるツールを探していて、一番ニーズに合致したのが「請求QUICK」でした。

松原様2
松原様

「請求QUICK」を導入して課題は解決されましたか?

 はい、解決しました。

まず付番については、「請求QUICK」の複製機能を使って請求書を作成すると、自動で採番されるので、誰が作ってもダブりや抜け漏れのない統一された請求書をかんたんに素早く正確に作成できるようになりました。

Excelと違って作成者に依存することなくマニュアルも不要なぐらい直感的に作業ができるので、引継ぎ等がなくても誰でもすぐに使える操作性の良さも便利に感じています。

また、角印の印影を登録してデジタルで押印ができるようになったことで、承認者が出張中でもリモートワーク中でも関係なく、どこからでも電子印を押すことができて、かなりの時間短縮を図ることができました。

もう先方の〆切を気にして請求書を持って印鑑をもらいに社内を歩き回る必要も郵送の手間や時間を考慮する必要もありません。

クラウドサービスならではと言いますか、場所にとらわれずにデジタルで承認フローや押印作業がかんたんに素早く完結できる便利さは、何にも代えがたくもう元には戻れないですね。

津田様2
津田様

請求書関連の業務プロセスを最適化できたことで、経理以外の会社のコア業務へリソースを振り向けることも可能に

 「請求QUICK」の導入をきっかけに社内で変化したことはありますか?

(津田氏) 自社内での請求書発行業務に関しては、これまで課題に感じていたことが「請求QUICK」を導入したことですべて解決できたので、非常に満足しています。

当社は請求書の発行枚数が月50枚以下なので、コストを気にせず使えてこの利便性を享受できるのはすごくありがたいですね。

実は、これまで手間のかかっていた請求書関連業務が効率化できたことで、経理の松原さんにはリクイディティ・マーケットの本業のコア業務にも今後携わっていただこうと考えています。

請求書業務に忙殺されていた時には考えられなかったことですが、ツールの導入をきっかけに、こういった社内のリソース配分を選択できるようになるのはすごく良いことだと感じています。


(SBIBS)とても嬉しいお話をありがとうございます。

当社は元々経理のアウトソーシングからスタートした会社なので、月末月初の経理の方の大変さが身に染みてわかっています。

この「請求QUICK」を開発した背景も、まさに経理の方の負担を減らし、より柔軟な働き方が選択できる環境作りをツールでサポートしたい、という強い思いからです。

「請求QUICK」には請求書の作成・発行だけでなく、無料で使える範囲内で、煩雑な「入金消込」を自動化できる機能も付帯しているので、請求書まわりの業務をぎゅっと圧縮することが可能です。

作業のタイムラグがなくなりデータがすべてデジタルで繋がって完結する便利さ・快適さを、たくさんの方に感じていただきたいと思っています。


 また今後、事業者への影響が大きいと言われる「インボイス制度」や「電帳法」の電子保存の義務化への対応も鑑み、請求書やそれに付随する経理系のデータをあらかじめツールを使って電子化しておくことで、余裕をもって準備ができるようになるので、そういった面からもサポートできればと思っています。

「請求QUICK」の導入をきっかけに、より多くの経理の方が物理作業に追われる日常から解放され、その会社にとって最適な経理のプロセス改革が実施できる環境が整うことで、経理DXの実現を後押しすることを目指しています。


(津田氏)そういったことを望んでいる企業は多いと思います。まさに経理DXですね。今後もサポートよろしくお願いします。

貴重なお話をありがとうございました

  ※掲載内容は取材当時のものです。

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