承認フローや押印など紙にまつわる業務が劇的に効率化! 過去の履歴データから取引先ごとの売上状況の把握も容易になりました。

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<導入前の課題>

●紙で出力した請求書への押印作業や郵送が手間

●Excelの上書きで請求書を作成していたため過去データの履歴管理がしにくい

●請求書に関する承認フローが一部あいまい

<導入後の効果>

●回覧・押印・封入・郵送など、紙の請求書にまつわる作業が減り効率化を実現

●いつ、どこに、いくらの請求書を送ったかの履歴が簡単にデータで確認でき売上把握が容易に

●「請求QUICK」のマスタ登録を活用することで、あいまいだった承認フローを明確化

SBIオートサポート株式会社は、SBIグループの自動車に関連する金融サービスや金融情報サービスをお客様にご案内、幅広くご利用いただくと共に、提携する信販会社と「SBIオートローン」を組成し、加盟店募集および利用推進事業を行っており、約4,400社の加盟店を有しています。

提携する信販会社以外にも自動車関連事業者との取引が複数あり、紙の請求書発行にまつわる承認フローや押印などの作業の効率化と、取引先からの要望も既にあるというインボイス制度や改正電帳法の対応も見据え、「請求QUICK」を導入。導入後の効果や今後さらに期待することなどについて、経営管理本部長の大谷様にお話を伺いました。

承認フローや押印など紙にまつわる業務を劇的に効率化! 履歴データから取引先ごとの売上状況の把握も容易に

「請求QUICK」を導入するにあたって、どんな課題がありましたか?

毎月の請求書発行はExcelで作成したフォームを都度上書きすることで作成し、印刷、承認にまわした後、最後に角印を押して封入・郵送というプロセスで処理しており非常に手間と時間がかかっていました。

また取引先によっては先に請求書のスキャンデータをメール添付で送付した後、さらに原本として紙の郵送を希望されるところもあり、取引先ごとに要望がバラバラで、紙をベースとした請求書発行に付随するさまざまな手間や作業負荷を、コストをかけずに効率化したい、という思いがまずは強かったです。

また売上の把握についても請求書データとは別で作成・管理をする必要があったため、即時での数値把握が難しく課題に感じていました。

「請求QUICK」を導入して課題は解決されましたか?

 はい、解決しました。脱Excelで請求書の発行自体がとても簡単にできるようになったことはもちろんですが、「承認フロー」が改善できたことも大きいです。

これまでの請求書の作成から角印を押すまでのフローでは、一部権限設定があいまいで担当者まかせになっていた部分があったのですが、「請求QUICK」の「承認経路のマスタ登録」機能を使うことで明確化することができました。

また物理的な「角印の押印」の代わりに、会社の印影登録もでき、すべてが「請求QUICK」上でデジタルに完結するので、手間が減り非常に便利だと感じています。

売上状況の確認についても、見たい時に「請求QUICK」にアクセスすれば、過去の請求書の履歴データがすべて可視化され、今どのぐらい売上があがっているのか、どの取引先が多いのかなども簡単に素早く把握できるようになり、経営効率も上がりました。

こういった一つのシステムで「請求書」に関するさまざまな作業を手軽に効率化できる「請求QUICK」は、中小企業の経理担当者や経営者にとって、すごく“使える”便利なサービスだと思います。

最初は「請求書業務」の効率化の視点から導入をしたサービスですが、来年10月からはじまる「インボイス制度」についても、制度に対応した消費税計算がボタン一つで簡単にできるというのもありがたいですね。

実は早々と「インボイス制度に対応した請求書以外は受け取れない」と宣言されている取引先もあり、業務の効率化だけでなく法改正対応も自然とできるサービス設計になっているのは良いと思います。   

自社内でのペーパーレス化や業務効率化に留まらず 近い将来には会計アウトソーシング先とのデータ連携を期待

「請求QUICK」や弊社に今後期待していることがあればお願いします

(大谷氏)  社内における請求書発行に関する業務効率化という意味では非常に満足していますが、今後期待することとして、こんな使い方ができるとさらにいいなと感じている点をお伝えします。

おそらく当社だけでなく、多くの中小企業や個人事業主の方にも当てはまると思いますが、請求書発行業務は自社で行っても、その後の会計処理については税理士・会計士の先生やアウトソーシング先にほぼ丸投げでお願いしているというところは結構多いのではないかと思います。

その場合、会計処理に必要な書類を今はすべて紙で渡しているのですが、その紙の受渡しをなくせないかなと。アウトソーシング先も含めて、「請求QUICK」のデータを安全に共有できれば、ペーパーレス化もさらに進みますし、なお良いと思います。

データを受け取る側の先生やアウトソーシング先にとっても、顧問先/客先の会計処理に必要な請求書や領収書などのデータをクラウドからダウンロードできれば、双方にとって利便性があがると思います。

(SBIBS)実はその取組みは既に実現に向け準備を進めています。

さらに言うと税理士/会計士の先生やアウトソーシング 先が、顧問先と同じ「請求QUICK」にログインしてデータをダウンロードできるだけでなく、裏側でそのデータの仕訳も入れられるような仕組みを実現できるようにしたいと思っています。

そうすると会社の枠を超えた新しいデータ活用が可能となり、単に「紙がなくなって便利」だけではない利便性を享受でき、中小企業のDXにもさらに貢献できるようになると考えています。是非ご期待ください。

(大谷氏)そこまでできるとさらに画期的ですね。今後の展開を楽しみにしています。

貴重なお話をありがとうございました

※掲載内容は取材当時のものです。

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