南薩観光は南九州市知覧町に本社を置き、観光バス事業および旅行事業を中心に、さまざまな事業を展開しています。「明日への笑顔をつくる」を経営理念に、コロナ禍においても力強く新たなビジネスニーズに挑戦し続け、自動運転技術などを取り入れた二次交通事業への取り組みなど、夢あふれる未来創りの一翼を担うべく一丸となって躍進しています。
南薩観光 代表取締役社長 菊永様および統括長 川路様に、『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

フォーマットの統一とインボイス制度対応に加え、柔軟な請求書発行やcsv取込/出力機能で大幅な業務効率化が可能な『請求QUICK』を選択

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

川路様）南薩観光では、「観光バス事業」と「旅行事業」の2つをメインに展開しておりますが、どちらの事業でも『請求QUICK』を利用しています。まず観光バス事業の請求ですが、高速料金などの立替が発生するので、それらの金額が確定した後に主に旅行会社向けに請求書を発行しています。次に旅行事業の請求ですが、こちらは基本的に前受金として事前に請求書を発行し、代金回収まで完了した後に旅行が催行される形です。

観光バス部門と旅行部門では、対応する社員がそれぞれ別で、管理システムもまったく異なるため、会社として請求書に関する2つの課題がありました。1つ目は、それぞれの管理システムから発行する請求書のフォーマットがバラバラなので全社統一で一元管理したかったという点、2つ目はインボイス制度の開始により、きちんと要件を満たした「適格請求書」を会社として発行したい、という点です。特にインボイス制度対応については、当社が「適格請求書」を発行しないと取引先が仕入税額控除できずご迷惑をおかけしてしまいますし、当社として税処理の問題もあったので、入力するだけで自動的に「適格請求書」が発行できる使いやすいシステムが必要でした。

またちょうど経理の勘定系システムを刷新したのですが、請求書のフォーマットが非常に使いにくいということと、内訳の詳細が自由に打ち込めず、当社のような旅行事業などフリーワードの多い請求書にはそぐわないと感じていました。それで勘定系システムの刷新を機に、当社の請求書関連の業務フローを見直し、実態に合う柔軟な請求書発行やインボイス制度対応ができるシステムが必要だね、ということで探し始めました。

きっかけは「入金QUICK」！資金調達と請求書発行、双方のニーズを一つのサービスで満たす『請求QUICK』は、会計ソフト連携など経理目線で便利な機能も満載

『請求QUICK』導入の決め手を教えてください。

菊永様）実は、『請求QUICK』を知ったのは、オプション機能のファクタリングサービス「入金QUICK」がきっかけでした。たまたま私がネットのバナー広告を目にし、クリックして掘り下げて見ていったら良さそうだなと感じて興味を持ちました。それで何社か同じようなファクタリングサービスを比較してみたのですが、手数料の安さや使い勝手、安心感なども含めてSBIさんの「入金QUICK」が一番魅力的だと思いました。そこで「入金QUICK」のサービス詳細を改めて確認したところ、同じシステムで請求書発行もできると知り、それなら『請求QUICK』も一緒に使えないかという流れで検討をしました。

当社内で、それぞれ別軸で請求書発行システムとファクタリングサービスのニーズがあったところに、その両方を満たす最適なサービスとして見つけたのが『請求QUICK』であり、付帯サービスの「入金QUICK」でした。仮にそれぞれ別個のサービスだったとしても選んでいたと思いますが、1つのシステムで請求書発行もインボイス制度対応も、そしてファクタリングによる資金調達までできるものは私が知る限りないので、非常に便利だなと思い、そこが決め手になりました。

川路様）請求書発行システムの『請求QUICK』は、当社の事業実態に合わせた柔軟な内訳明細の記載ができるなど、非常に使いやすいことに加え、税率計算など間違いのない「適格請求書」の発行や、全社統一された綺麗なフォーマットでの一元管理、また仕訳の会計ソフト連携など、経理目線でもニーズにぴったり合った機能を備えていたことも選定のポイントでした。

導入後の効果についてはいかがでしょうか。

川路様）会社としては、先ほど選定ポイントで述べたインボイス制度対応やフォーマットの統一などによる効果はもちろんですが、実は経理目線で非常に便利だなと感じ「使いたい！」と思った機能がいくつかあります。まず、csvデータの取込や出力が柔軟にできる点です。『請求QUICK』を導入するにあたり、以前使っていたシステムに入っていた顧客情報などを、csvで『請求QUICK』にまとめて取り込むことができたので、切り替えにあたって取引先情報のマスタ登録といった面倒な作業をすることなく、ラクに移行することができました。また『請求QUICK』で発行した請求書などの仕訳は、csv出力して会計ソフトに連携できるので、仕訳の手入力作業も軽減され助かっています。単に請求書をシンプル・簡単に発行できるだけではなく、その後の経理処理のことまできちんと考えて作られているところが本当に便利で、そこが『請求QUICK』の一番の魅力だと感じています。

それと、実は観光バス事業の方は専用の「運行管理システム」をメインで使っていて、そちらで消込をしないといけないため、現状『請求QUICK』での入金消込は二重業務になってしまうので行っていないのですが、銀行入出金明細を自動で取得できる「消込QUICK」という機能がすごく便利なので活用しています。

当社では、バス用・旅行用・インバウンド用・助成金/補助金用など事業用の口座4つと、払い出し用の口座3つの計7つの銀行口座を「消込QUICK」に登録して明細を定期的に自動取得しています。これまでは、各銀行口座の入出金明細を社内で確認するために、社長が毎日送付してくれるPDFデータを確認したり、逐一インターネットバンキングにログインして個別に見に行ったりしていたので、効率の悪さを感じていました。口座数も多く、遡って見ないといけない場合もあるので、誰もがクラウド上で最新の明細データが確認できる「消込QUICK」は、社内におけるデータ共有が効率化でき、非常に助かっています。

「人手不足をテクノロジーの活用で補う」ということを、社内では『請求QUICK』を用いて実現。「入金QUICK」の活用でさらに事業拡大に挑戦していきたい

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

菊永様）当社は観光系の会社ということで、コロナ禍で長きにわたり国内のお客様や訪日外国人からの売上が大きく落ち込むなど厳しい時期もありましたが、そうした中でも未来を見据えて社員一丸となって新たなビジネスニーズに応えるための取り組みを行ってきました。現在、どの業界でも人手不足解消のために様々なテクノロジーを利活用する試みが進んでいますが、当社のバス事業においても同様で、現状も乗務員不足は続いており人材確保は厳しい状況が続いています。

そうした状況もあって、例えばEV車のカーシェアリングや、自動運転の実証実験といった二次交通事業などにも目を向けていますが、少ない人数やリソースで効率的に事業がまわるように自社に合うテクノロジーやシステムを有意に活用することが重要だと感じています。

社内においては、経理業務を効率化し円滑にまわすことができる『請求QUICK』のようなクラウドサービスを利用したり、事業拡大のための前向きな資金需要がでてきた際には、経営者視点で便利に資金調達が可能な「入金QUICK」も活用しつつ、今後もさまざまな挑戦を続けていきたいと思っています。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。