景山総業有限会社は、真砂土・砕石などの建設用資材の運搬、および油圧ショベル、地盤改良機といった建設機械の重機運搬など、建設業に係る運送業務をメインに事業を展開しています。

代表取締役 景山様に『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

新規顧客開拓や従業員獲得に向け、デジタルツール導入で社内環境を整備し経営効率を上げたいと思い『請求QUICK』を選択

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

景山様）新規のお客様開拓や従業員の獲得のために、自社HPを作成したのですが、そのことをきっかけに社内でデジタルツールを使った情報共有や、業務改善の必要性を感じるようになりました。非効率な業務を洗い出し、社内のデジタル環境を整えることで業務改革を行うと同時に経営効率も上げたいという想いがありました。請求業務についてもその取り組みのうちの一つです。

『請求QUICK』導入前は、運送業務の内容を「日付・車番・積場所・卸場所・距離・単価・金額」で帳簿に記載し、それをさらにオンプレの請求書作成ソフトにデータ入力して請求書を発行していたのですが、消費税など法改正のたびに自社でアップデート作業を行わなければならず、煩わしさを感じていました。また、請求書作成ソフトはインストールした1台の専用PCでしか作業ができないため、担当者以外が代理で業務を行うことが難しく、結果として効率も悪くなり、さらに請求書の発行状況などが会社として非常に把握しにくいといった課題がありました。

もう一つの課題として、当時は当社専用の用紙や封筒を使って紙の請求書を郵送していたため、送付1件あたりにかかるコストに割高感が否めず、そこも改善したいと思っていました。割高な紙によるアナログ作業からの脱却とともに、請求業務をクラウドツールで可視化し、どこからでも作業が可能な状態にすることで、コスト・時間ともに効率の良い請求書発行がしたいと思い、探し始めたのがきっかけです。

直感的に操作できるUIの使いやすさと、島根銀行様のご紹介という安心感が決め手となり『請求QUICK』を導入

『請求QUICK』を導入いただいた決め手を教えてください。

景山様）入力画面がわかりやすく誰でも直感的に操作できるUIの使いやすさと、初期費用も月額費用もかからず始められるコスト効率の良さで『請求QUICK』を選びました。実は当時、請求担当者が代わることになり、インボイス制度が始まることもあってオンプレソフトからクラウドツールへの切り替えを検討していたのですが、ちょうどその時にお世話になっている島根銀行様からご紹介いただいたのが『請求QUICK』でした。

行員さんの説明をお聞きし、初期も月額費用もかからないのでコストが抑えられると感じたことと、中小企業にとっての使いやすさを追求してサービス設計されたクラウドツールなら、当社のニーズにもきっとピッタリだと思い検討を開始しました。インボイス制度にも対応したいと思っていたので、『請求QUICK』であれば要件を満たした請求書発行が簡単にできるということも決め手の一つになりました。また、信頼している銀行の行員さんが紹介してくださるものなら間違いないだろうという安心感もあり、そういったことも含めて『請求QUICK』の導入を決めました。

割高な紙の請求書が激減し、データで一元管理できるようになったことで大幅な効率化とコストメリットを実感。いざという時の「ファクタリング」機能も頼もしく感じています

『請求QUICK』導入後の効果や感想を教えてください。

景山様）導入の成果ですが、まずはインボイス制度の開始前にクラウドの『請求QUICK』を導入・定着できたことで、オンプレソフトのアップデート作業から解放され、法対応も同時にできたという安心感、それと割高な専用紙による請求書発行を大幅に減らせたことによるコストメリットが大きいですね。また、『請求QUICK』はシンプルなUIなので経理担当者でなくても入力しやすく、誰でも直感的に操作ができるので、請求業務を属人化させることなくラクに回せるようになりました。

さらに、請求書の発行状況やステータス確認なども『請求QUICK』上から簡単にできるので、請求業務のプロセスの可視化とデータの一元管理で社内連絡の手間も減らすことができ、効率化に繋がっています。今回、『請求QUICK』による請求業務のデジタル化と並行して会計ソフトもクラウドツールにしたため、データバックアップ用に共有サーバを導入し、今後の改正電子帳簿保存法の本格施行に向けた「データ保存」にも対応しました。現在はまだ一部紙も残ってはいますが、いずれデータだけに統一して、さらなるデジタル化を進めて本業に注力し、お客様にとっても従業員にとっても魅力的な組織を目指していきたいと思っています。

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

景山様）『請求QUICK』の機能で、「入金QUICK」というファクタリング機能がついているところに魅力を感じています。当社はまだ実際に使ったことはないのですが、急に予想外の資金ニーズがでてきた際に、買い取ってほしい請求書をポチポチっと『請求QUICK』上でクリックして買取申請するだけで、すぐに資金化できるというファクタリング機能は、いざという時に頼もしいと感じています。

当社は現在、さまざまなデジタルツールを使って社内のDXを進めていますが、インボイス制度や改正電子帳簿保存法といった2大法対応や業務効率化、コスト削減などの課題解決が可能なサービスが月額無料から利用できると同時に、万が一の時の資金調達も含めて1つのツールでできるのが『請求QUICK』の魅力だと思います。運送業の経営は今後さらに大変になることが予想されますが、『請求QUICK』のようなサービスを積極的に採用し、時代にあわせて変化しながら、「運送」というビジネスモデルを通じて人の役に立ち続け、さらに自分たちの付加価値を創り出していければと考えています。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。