出雲運送株式会社は、島根県東部にある出雲市で創業60年以上の長きにわたり、移動式クレーン付きのトラックやクレーン車を使い、建築現場で使われる資材および機械などの重量物運搬をメインに、建設業に係る運送事業を展開しています。
代表取締役 岸様に『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

紙の請求書からの脱却や法対応、入金消込など請求書業務における複数の課題を1つのシステムで、月額無料で解決できる『請求QUICK』を選択

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

岸様）当社の請求書業務のフローを簡単に申し上げますと、まずお客様から電話やFAX、メールなどでご依頼を受けて運転日報を作成するのですが、この運転日報には車両の位置情報や時間などを記録するデジタルタコグラフから出力・連携される情報に加え、運転手が積卸場所、重量、運搬にかかった時間などを記載しています。この運転日報をもとに、オンプレの販売管理システムにデータ入力して売上伝票の作成を行い、お客様の締日に合わせて紙の請求書を発行する形で対応していたのですが、締日毎に発生するアナログな「印刷・封入・投函」といった手間や郵送にかかるコストに非効率さを感じていました。

また、販売管理システムから印刷する請求書以外にも、手書きやExcelで作成する請求書も散在していたりと、会社として請求書の一元管理ができておらず、インボイス制度の開始にあたって適格請求書（インボイス）の控えの電子保存義務など、法対応に関する不安もありました。

さらに、すべて手作業で行っていた入金確認と消込作業も属人化を廃して効率化したいと思っていました。これまでは、インターネットバンキングから紙で出力した入出金明細データと、販売管理システムから同じく紙で出力した請求データを1件ずつ目視で突合して消込を行っていたため、非常に手間と時間がかかっていました。

こうした「アナログ作業からの脱却」、「インボイス制度・電帳法など法対応」、「入金消込の自動化」という3つの大きな課題を解決するため、当社の目的に合う機能を備えた使い勝手の良いシステムを探し始めたことがきっかけです。

販売管理システムに依存するベンダーロックインの形ではなく、月額無料で適格請求書の電子保存義務にも対応可能な自由度と使いやすさが決め手となり『請求QUICK』を導入

『請求QUICK』を導入いただいた決め手を教えてください。

岸様）実は最初、オンプレで利用している販売管理システムのアドオンとしての有償クラウドサービスも検討したのですが、コストが非常に割高に感じました。理由は、万が一販売管理システムを変更した場合に、発行した請求書の控えの電子保存が必要な7年間は、仮にサービス自体を利用していなくても月額利用料を払い続けなくてはならないリスクが考えられたからです。インボイス制度の開始に伴い、先々の電子保存の保管期限のことまで考慮すると、ベンダーロックインではなく月額固定費のない自由度の高いサービスを選びたいと思っていたので、初期費用も月額費用もかからず、無料で使い続けられる『請求QUICK』は非常に魅力的で、そういった当社のニーズに合致したことも決め手の一つになりました。

また既に複数の請求書発行サービスを試していましたが、どのサービスよりも『請求QUICK』のUIが洗練されていてわかりやすく、使いやすかったという点も大きいですね。加えて、販売管理システムからcsvで簡単に請求データをインポートできたことも導入の後押しになりました。当社では、毎月20日と月末の締日に、販売管理システムから都度データを『請求QUICK』に読み込ませて電子請求書を発行しているため、転記による入力ミスもなく、控えの電子保存も簡単にできるようになりました。当初、「インボイス制度」と「電帳法」には、それぞれ別々のサービスを使って対応しようと思っていたのですが、『請求QUICK』はどちらも1つのサービスで法対応できると知り、それもありがたかったですね。そういった利便性の高さや安心感も含めて『請求QUICK』の導入を決めました。

紙の請求書が激減し、入金消込などのアナログ作業も大幅に効率化！「検索」機能で過去の請求内容の確認もラクになり、データで一元管理できる利便性を実感

『請求QUICK』導入後の効果や感想を教えてください。

岸様）まず、紙から電子請求書の発行に変更できた部分については、郵送にかかっていた手間やコストがゼロになりました。業界的にはまだアナログ処理が根強いので、一気にすべての請求書を電子発行だけにはできませんが、『請求QUICK』から電子請求書に変えて送付したお客様からは一切問い合わせ等も入らず、スムーズに移行できました。電子データの場合、締日の翌日には請求書をお届けできるので、受け取るお客様側でもその後の処理に余裕ができ喜んでいただいていると思います。

次に、今まで手作業で属人的に行っていた入金消込ですが、入金額の確認と請求書の特定から消込完了まで『請求QUICK』上で簡単にできるようになり、大幅に効率化できました。現在、『請求QUICK』には当社の振込用の銀行口座を3つ登録しておりますが、どの口座に入金されても問題なく請求データと自動で突合して消込が完了できるので、非常に助かっています。

また思わぬ副次効果として、クラウド上で請求書データを一元管理できるようになったことで効率化できた業務があります。例えば、「検索」機能ですが、お客様からのお問い合わせがあった際、これまでは紙の請求書の束をひっくり返して探していましたが、『請求QUICK』を導入してからはデータ上ですぐに正確な内容を確認できるようになり、地味ですがとても助かっています。「検索」機能は、お客様からの確認対応だけでなく、社内で「このお客様、数ヶ月前に同じようなご依頼があった際、いくらで請求書をだしたか」という金額確認をする際にも使っており、時間短縮効果を実感しています。

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

岸様）当社は「アナログ作業からの脱却」、「インボイス制度・電帳法などの法対応」、「入金消込の自動化」という大きく3つの課題を解決するために吟味を重ね『請求QUICK』を導入したわけですが、やはり解決したい課題が多いほど、試用期間が3ヶ月と長めに設定されているのは良心的だと感じました。締日が月1回の場合、請求データを登録してそれが正しいデータとしてきちんと反映・送付されるかを確認するのに最初のひと月はかかりますし、試用期間が1ヶ月だと、次はもう本番になるので、それだとやはり不安に感じる企業も多いのではないでしょうか。試用期間が3ヶ月あるというのは、企業側が解決したい課題や請求実態が考慮されていて、様々な機能を気軽に試して便利に使って欲しいという気持ちの表れかと思います。

今回、『請求QUICK』で大幅な業務効率化と電子保存を含む法対応を実現できましたが、販売管理システムを万が一切り替えた場合でも、インボイス制度や電帳法で定めている保存期間の間は『請求QUICK』から無料で「電子保存と検索」に対応することができるので、その有用性がやはり一番のおすすめポイントですね。

これまでITツールを使ったDXには、さほど取り組んでいない状態でしたが、『請求QUICK』の導入を機に、アナログ業務の大幅な時間短縮が叶い、本業にさらに専念できる気持ちの余裕も生まれました。デジタル化が進んでも人が担う部分が必ず残る重量物運搬のプロフェッショナルとして、今後も血の通った仕事でお客様にさらなる付加価値を提供できるよう、社員教育や技術力向上に努めていきたいと思っています。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。