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代表弁護士 下西様、事務担当 伊藤様に『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

請求書の「作成側」「承認側」双方の作業負担を軽減することで時間効率を上げ、よりコアな業務に集中できる環境を実現すべく『請求QUICK』を選択

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

下西様）事務所の構成員としては、代表の私を含め弁護士が4名、事務職員が2名なのですが、人が増えてくると事務作業量もそれに比例して多くなります。請求業務でいうと、事件の着手金や成功報酬金、また契約書作成や社内規定などの書類作成、セミナー講師といった1回きりのスポット案件の請求に加え、毎月定型の「顧問料」の請求など、請求書の発行パターンにはいくつかバリエーションがあります。中でも、法人向けに毎月「顧問料」を請求する作業は、定型とはいえ件数が多いためそれなりのウェイトを占めていました。請求書を作成して1件ずつメールで確認依頼をする事務側、そしてその承認をやはり1件ずつメールの返信で行う弁護士側、双方で事務作業に追われ、結果的に月末月初は他の業務が滞ってしまったり件数が多いと見落としが発生したりといった課題がありました。この課題に対し、双方の作業負担を減らしてもっと効率よく対応できないか、と考えたことがきっかけです。

もう一つの課題として、比較的近時に設立された法人のお客様からは、紙の請求書ではなく「PDFで送ってください」というご要望も多いのですが、当時は「Excelで作った請求書をいったん紙に印刷して押印し、それをさらにスキャンしてPDF化したものをメールに添付して送る」というフローで対応していたので、やはり手間がかかっていました。その為、この部分の効率化も見越して、最初から押印も電子データでできてPDF送付も可能な請求書発行システムが便利、という話になり、我々のニーズに合致したサービスを事務職員の方に探してもらい、いくつか検討をした上で『請求QUICK』の導入を決めました。

請求書作成だけでなく承認フローまで含めて効率化ができ、さらに無料で始められるという安心感が決め手となり『請求QUICK』を導入。

『請求QUICK』を導入いただいた決め手を教えてください。

伊藤様）決め手となったのは、やはり請求書の作成だけでなく「承認フロー」まで含めて請求業務の効率化ができる点と、無料で始められるという安心感ですね。ネットで色々と検索して『請求QUICK』を見つけたのですが、電話で問い合わせをした際、こちらの状況を気遣って非常に寄り添ったご回答をしていただけた点も良かったです。それと、やはり無料で始められるので、実際に使ってみて「自分達のやり方に合わなければその時点でやめる」ことができるという自由度や安心感もあって、最終的には『請求QUICK』一択で、弁護士先生にご提案しました。

実際に『請求QUICK』を導入してからは、月末月初に1件ずつ個別に作成し、都度メールで確認依頼をしていた「顧問料」の請求書を、「一括申請」機能を使うことで、30～40件分をまとめて申請できるようになりました。この申請作業だけでも、これまでの対応と比べ、30～40分は時間短縮ができました。また忙しい弁護士先生に、「件数の多い定型の請求書の確認をお願いし、承認メールの返信を待つ」というプロセス自体がなくなり、気持ち的にもとてもラクになりました。

下西様）それは弁護士側も同じで、特に定型の「顧問料」については「一括承認」機能でまとめて承認できるようになったことで、メールの見落としによる承認漏れを気にする必要もなくなりました。件数の多い請求書も『請求QUICK』の画面を見てクリックするだけで承認作業が完結するので、弁護士側の業務効率化にも繋がったと思います。

伊藤様）また、もう一つの課題だった「請求書をPDFで送って欲しい」というお客様に対しては、作成した請求書に電子データで押印を載せることができるので、「紙に印刷して押印、さらにスキャンしてPDF化する」という手間のかかるフローも改善できました。PDFでの送付希望も月に20件くらいは発生するので、その作業に係る時間も20～30分は減りましたし、非効率な作業がなくなって短時間で多くの請求業務がスムーズにまわるようになりました。こういった効率化が無料でできるというのはありがたいなと感じています。

請求書の「自動予約機能」で思わぬ副次効果を実感。無料なのに有人サポートのクオリティの高さと対応の早さも安心材料に

『請求QUICK』導入後の効果や感想を教えてください。

伊藤様）導入後の成果としては、先ほどの「一括申請・一括承認」による承認フローの効率化に加え、思わぬ副次効果を感じている機能があります。請求書を設定した任意の頻度で、自動作成や発行ができる「自動予約機能」なのですが、これが非常に便利で助かっています。例えば、先ほどの「顧問料」なども、毎月ではなく「2ヶ月に一度の請求でまとめて支払いたい」というお客様がいらっしゃった場合、『請求QUICK』上で「自動予約機能」を設定しておくと、正しいタイミングできちんとアラートをあげてきてくれるので、請求漏れ防止になっています。やはり人間なので、どんなに自分でメモを作ったりスケジュールに入れたりしていても、忘れてしまうことはあります。今は『請求QUICK』が自動でアラートしてくれて、システム的に請求漏れを確実に防ぐことができるので、そこは当初想定していなかった思わぬ副次効果として良さを実感しています。

下西様）私としては、『請求QUICK』の導入で、請求書発行業務まわりの効率化を実現できたので、今後はさらにデジタル化による労働環境の整備も進めていきたいと思っています。例えば地方都市では、まだまだテレワークにも限界があり、中小企業においては特にライフステージに変化があっても場所にとらわれず柔軟に働ける労働環境の実現は、道半ばという感じです。士業事務所はもともと専門家で職人気質な世界なので、激務のところも多く、『請求QUICK』のようなデジタルツールを上手く活用することで、時間効率を上げ、よりコアな業務に多くの時間を割いて柔軟な働き方ができる、そういった労働環境整備の実践事例をお客様にもご紹介していければ良いなと思っています。

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

伊藤様）『請求QUICK』導入による効率化のメリットはたくさんありますが、やはり無料で始められることは大きいです。自分達が求めているものと違うな、と思ったらいつでもやめることができる自由度は他にはなかなかないと思います。また当初は「基本無料」のサービスなので、サポート対応はどうなんだろう？と少し不安もあったのですが、電話できちんと人が対応してくれるのでそこも安心材料になると思います。問い合わせをした翌日には必ずお返事がくるので、サポート対応の早さという点でも良いですね。最近はわりとチャットボットでの回答や「マニュアルを見てください」とWebで案内されるといったものが多いので、有人対応のサポートが手厚いというところもオススメです。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。