グリーンキャブグループは、ハイヤータクシー事業を核に、旅客輸送、エネルギー事業、レジャー・観光、芸術・文化など広範囲の事業を展開しています。「輸送サービスを通じて社会の発展に寄与する」という理念のもと、お客様のニーズを先取りして応えていく「顧客第一主義」を貫くと同時に、社内においても絶えず革新を図りDX推進の取り組みも強化しています。

経理部 予算管理担当 吉澤様に、『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

FAXで届く紙ベースの入金消込の課題を『請求QUICK』でデジタル化し一気に解決！全社統一フォーマットでのインボイス制度対応と、請求書データの一元管理も実現

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

吉澤様）グリーンキャブでは、都内首都圏におけるタクシー事業のみならず、法人向けハイヤーやタクシーチケットの販売、介護など福祉送迎サービス、大学を始めとするスクールバスの運行サービス、車検や修理などの自動車整備や中古タクシーの外販など、様々な事業を展開しており、部署ごとにバラバラなフォーマットで請求書を発行していました。

経理担当として直近のインボイス制度や電帳法などの法対応はもちろんですが、広く社内のDX推進担当としても、データを活用した一元管理と入金消込を含む一連の請求書業務の効率化が喫緊の課題でした。これまで部署ごとにExcelや独自の管理システムで請求書を作成し、紙ベースのアナログな業務フローですべて対応していたため、経理側で「どの部署がどれぐらい請求書を発行しているか」という全体像が把握しづらく、会社として「適格請求書」の発行とフォーマットの統一を含め、システムによる大幅な業務効率化を図りたい思っていました。

また入金消込については、銀行から毎日FAXで届く入出金明細の紙をコピーして手渡しで各部署に届け、入金額を確認してもらった後、該当分の振替伝票を起こして消込、といった感じで請求書の控えや入金確認を含めすべて紙の台帳で管理していました。担当者でないと、どの請求書の入金分か判別がつかないため、経理側だけで消込を完結することができず、会社全体として非常に手間がかかっていました。この一連の請求書関連のアナログなフローをデジタルで効率化すべく、当社のニーズに合う請求書管理サービスを探し始めたことがきっかけです。

アカウント数に制約がない『請求QUICK』は社内のデジタル化推進の環境整備にも貢献。入金消込から仕訳出力、会計ソフト連携まで機能をフル活用し一気通貫で経理DXを実現

『請求QUICK』導入の決め手を教えてください。

吉澤様）やはり圧倒的なコストパフォーマンスの高さですね。初期費用や月額費用がかからない上に、ユーザー課金がないというコストメリットが当社にとっては非常に大きかったです。私は2年ほど前に入社したのですが、当社はPCが一人1台割り当てられておらず、本社や営業所に設置された限られた台数を共有で使用していたため、デジタルデータ活用によるDXを推進するためには、まずは各個人が自由にサービスを利用できる環境を低コストで構築する必要があると感じていました。『請求QUICK』は、ユーザー課金がなく、何人アカウントを作っても無料なので、これを機に職員に個人メールアドレスを付与し、各自がサービスをいつでも手軽に利用できる環境を整えることができました。結果として当社のバックオフィスのデジタル化の環境整備の足掛かりとなり、経理業務全体を含む社内DX実現という大きな成果に繋がりました。

使用するアカウント数が多いということは、誰でも簡単に扱えるサービスでないと導入後に問い合わせ対応などで、苦労する懸念と表裏一体にはなるのですが、『請求QUICK』は良い意味で非常にシンプルなUIでわかりやすい点も決め手になりました。実際、導入後に「使い方がわからない」といったクレームや問い合わせ等も一切なく、PC自体に不慣れな社員でも問題なく利用できているので、そういった使いやすさもありがたかったですね。

導入後の効果についてはいかがでしょうか。

吉澤様）『請求QUICK』導入後、紙から一気に電子発行に切り替えることができたので、煩雑なアナログ作業がなくなり、請求書業務の各プロセスを大幅に圧縮し効率化することができました。電子発行に切り替えたことで、統一フォーマットで「適格請求書」の発行など法対応とともに、経理側で各部署の請求書データがWeb上で簡単に一元管理できるようになりました。

また一番課題に感じていた「入金消込」は、メインバンク以外の利用銀行もすべてインターネットバンキング契約を結んで、各口座の入出金明細情報を「消込QUICK」で自動取得することで、『請求QUICK』上で請求書と突合し経理側だけで入金消込をデータ完結できるようになりました。これまで毎日、FAXと請求書の控えの紙を見比べながら手作業で1件ずつ消し込んでいた時に比べると、大幅に作業工数を削減でき、利便性を実感しています。

さらに『請求QUICK』は、「請求書以外の消込」もできるので、そこも活用しています。実はタクシーチケット関連の請求は、物理的に「チケット」原本の送付等が必要なため専用の別システムで請求書を発行しているのですが、その分の入金消込も『請求QUICK』で行えるように設定しています。具体的には、「取引先」のところに「勘定科目」を設定して消し込むのですが、売掛金の立替などで仕訳をCSV出力できるので、タクシーチケット分についても従来のように紙の振替伝票を起こして別で消込をする必要がなくなり、一元管理できるようになりました。

また仕訳をCSV出力することができるので、そのまま会計ソフトにデータを取り込むことで、転記の作業も不要になり非常にラクになりました。仕訳を1件ずつ会計ソフトに手で打ち込む作業から解放され、個人的には一番満足している点です。このCSV連携機能を大いに活用することで、経理業務自体も大幅に効率化しDXを実現できました。

圧倒的コスパで社内説得もしやすい『請求QUICK』は、DX推進担当者にとっても強い味方！中小企業や労働集約型産業の発展に欠かせない優れたサービスだと思います

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

吉澤様）デジタル化を推進する立場としては、やはりコストの観点はマネジメント層の理解も含めて非常に重要なところです。システムを導入して効率化したいけれど、「どれだけ工数削減が見込めるのか、実際どれぐらいの金額インパクトがあるのか」という数字は、導入前にはなかなか見えづらいので、一見すると「新しいシステム導入コストが実質増えるだけ」というように思われがちです。

多くのDX推進担当者が非常に苦労している部分だと思いますが、システム導入によるメリットとコストの説明が上手くいかず、検討を切られてしまうことも往々にしてあると思います。そういった中で、初期投資や月額費用の負担がなく、ランニングコストも安いサービスは、導入にあたって社内を非常に説得しやすくなります。圧倒的安さの『請求QUICK』の費用感で「NG」が出るところはまずないと思うので、DX推進者の立場としてもおすすめです。

別レイヤーから転職してきたこともあり、中小企業や労働集約型産業の業界ならではのデジタル化の遅れは、日本全体の喫緊の課題だと感じています。誰でも使いやすく、アカウント数に制約がない料金体系を含め導入ハードルが非常に低い『請求QUICK』の存在は、当社のような産業の進展に欠かせないものであり、DX推進にとって非常に重要なサービスだと感じています。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。