毎月の煩雑な入金消込作業から解放され、劇的に業務が効率化! 事務作業負担が減り本業により専念できるようになりました

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<導入前の課題>

●取引先は同じでも、請け負った業務ごとに分けて請求書を発行するので枚数が多く大変

●取引先と請求書金額が1:1ではないので、1件ずつ目視での消込作業の負担が大きい

●1人で経理も人事も総務も担っているので、事務作業が多いと本業に専念できず非効率

<導入後の効果>

●内訳の異なる請求書も取引先ごとにかんたん発行、請求漏れやダブりもなくなり正確性もアップ

●オートマッチングで消込候補を出してくれるので、入金消込作業が格段に効率化できた

●請求書関連の事務作業が効率化でき、本業により多くの時間をさけるようになった

クロスエモーション合同会社は、2014年に設立し、広告主の課題解決と成果を最大化するために「広告参謀」の立ち位置で代理店よりも一歩踏み込んだ広告コンサルティングをトータルで行い、戦略設計からKPI策定、制作、広告運用までワンストップでサービスを提供しています。

入金消込の作業負担軽減だけでなく、将来的にはインボイス制度や電帳法の対応も見据え、「請求QUICK」を導入した同社。導入の背景や導入後の効果について、代表の江原様にお話を伺いました。

請負業務ごとに発行する請求書の入金消込作業が劇的にラクに!未入金にもすぐに気づくことができ、督促連絡の負担も軽減

「請求QUICK」を導入するにあたって、どんな課題がありましたか?

クロスエモーションでは、広告戦略コンサルとして最適な広告施策をご提案するのですが、施策内容は動画・LP・HP等の制作からSEM/SEOマーケティング代行など多岐にわたります。

その際、自社で対応するもの以外は、それぞれを得意とするパートナー企業に委託をし、クロスエモーションが窓口となって請求書のやり取りを広告主と行うため、請け負った業務内容ごとにそれぞれ分けて請求書を発行する必要があり、非常に煩雑かつ枚数も多くなりがちで毎月の消込作業にも非常に時間がかかっていました。

この事務作業の負担を、コストをかけずになんとか軽減できないか、という思いでツールを探していたところ、辿り着いたのが「請求QUICK」です。

「請求QUICK」を導入して課題は解決されましたか?

 はい、解決しました。請求書を請負業務ごとに漏れやダブりなく正確に素早く発行できるようになったことはもちろんですが、入金消込にかかっていた時間を大幅に短縮できたことが一番助かっています。

これまでは同じ取引先向けに発行した請求書の内訳明細と、銀行の入金情報との突き合わせが本当に大変で、未入金に気が付くのが遅れる時もありました。

入金額がオーバーしていたり、逆に振込手数料や消費税分が足りなかったり、そういった細かい差分も含めて目で見て1件ずつ消し込む作業にストレスを感じていましたが、「請求QUICK」は自動で銀行口座の明細を取得して、発行した請求書の金額と突合して消込候補を出してくれるので、入金消込にかかっていた作業時間を大幅に削減することができました。

同じシステム上で請求書の発行から入金消込までかんたんに処理が完結できるので非常にラクですし、未入金にもすぐに気が付くことができます。

さらに「請求QUICK」上からすぐに取引先へ督促メールを送れる機能も時間短縮になるので非常に便利だと思います。

将来的にインボイス制度や電帳法対応も見据え、請求書関連の業務効率化とともに、本業により専念できる環境を実現

「請求QUICK」の導入を検討している企業に向けてメッセージをお願いします

当社のような小規模事業者は、おそらく1人で経理や人事、総務などバックオフィス業務をすべて兼務されているというところも多いと思います。

私自身、事務作業系の負担をなるべく減らして広報やマーケティングといった本業の営業活動にできるだけ自分の時間を使いたいと思っているので、同じような小規模事業者がコストを抑えて請求書発行から入金消込まで効率化するには、「請求QUICK」は非常に使い勝手の良いサービスだと思います。

また今後期待していることとして、オプションの「請求書買取」機能があります。広告関連の委託料は着手金や制作費用の先払いを求められる場合もあるので、そういった時に機会を逃さず、「請求書買取」機能を使うことで、キャッシュフローに悩まず事業を拡大していけると思うので、必要に応じて試してみたいと思っています。

 また特に小規模事業者に影響の大きい「インボイス制度」や「電帳法」への対応は、やはり請求書を電子化しておかないと、ますます管理が煩雑で大変になることが容易に想像つくので、今から「請求QUICK」で備えておくのも良いと思います。

請求書を電子化し、デジタルデータで自社の入出金状況を管理できるようになると、業務の効率化だけでなく、数字からさまざまなことが見えてくるので、経営状態を可視化できるツールとしても「請求QUICK」はおすすめです。

貴重なお話をありがとうございました

※掲載内容は取材当時のものです。

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