請求書の紙をほぼゼロに!在宅でも請求業務ができるようになりました。 電子化により社内で請求情報の共有が円滑になり業務改善につながっています。

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「一つのシステム」で売上計上と入金消込まで簡単にできることが決め手に!

事業内容について教えてください。

弊社ビジネスサーチテクノロジは2004年の2月に創業しまして、高速・高精度検索技術を基にしたSaaS型検索エンジンサービスを主に企業のWebサイトやECサイト向けに提供しています。

請求書発行システムの検討を始めたきっかけを教えてください。

これまで請求書を紙で管理してきておりまして、社内外ともに電子化の要望がでておりました。リモートワークも増えてきている昨今、お客様から請求書を郵送ではなくメールで送ってほしいと言われることが増えてきました。

社内でも同様で、部門間の請求書の共有が在宅環境だとほぼできない状況でした。

紙で作成した請求書を郵送するまえにPDF化してメールで送るという作業の二度手間や、入金の消込に相当な時間を要していたこともあり、電子化と効率化の課題を改善できるシステムを探しておりました。

請求QUICKを採用した経緯を教えてください。

最初は他社の販売管理システムを検討しておりました。当時SaaS(サブスクリプション型課金)ビジネスに対応したサービスがなく、導入時のカスタマイズ等の負担が非常に大きいものしか選択肢がありませんでした。コロナ禍をきっかけに発想を変え、請求電子化に絞った単品サービスとしての「請求QUICK」を検討してみよう、と問合せしました。
購入前から顧客の要件に徹底的に寄り添う丁寧なサポートと、弊社の業務に必要な機能を的確に理解した上での助言をいただき導入決断に至りました。

導入後、電子化という課題は解決しましたか。

解決しました。

最も影響が大きかった点として請求書の紙を95%以上廃止できたことです。請求担当が100%出社しないと業務が回らない状態から、在宅勤務ができるようになりました。

お客様に請求書の電子化を告知したところ、反対・苦情はほぼなく、請求の「常識」がすでに大きく変化していることを感じました。

また、電子化によりお客様だけでなく、営業担当や技術担当など部門をまたいで請求情報を共有できるようになり、全社的な業務改善につながっています。

導入後、効率化という課題は解決しましたか。

着実に改善しております。

これまで弊社では、請求書作成と売上計上が連動しておらず、個別に二重入力しておりました。請求QUICKの導入により、請求書の入力内容をそのまま売上計上と入金管理に利用できるようになり、入力工数を大幅に削減できました。
営業担当者は、自分の担当する請求書を一覧で確認しながら電子承認し、請求事務担当者は、電子承認の進行状況を把握しながら進捗と発行を管理し、入金担当者は、自社で設定した請求群単位の請求書の一覧を見ながら各種操作を行うことができ、無駄のない快適な操作で業務負荷が大幅に軽減されています。

貴重なお話をありがとうございました

※掲載内容は取材当時のものです。

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