トラストグループは、駐車場事業を起点として、分譲マンション販売などの不動産事業、駐車場用地を小口化して販売する不動産小口化事業などを中心に、多岐に亘る事業を展開しています。「地域に根差し、皆さまから必要とされる企業グループになる」ことを目指し、シナジーを生むビジネス展開で地域活性と、そこで働く人・暮らす人の幸福に貢献することを理念に掲げています。

トラストホールディングス 経営企画部 次長 佐々木様および経営管理部 総務財務課 山下様に、『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

脱Excelで統一フォーマットでのインボイス制度対応と、請求書データの即時可視性の確保および一元管理を目的に『請求QUICK』を選択

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

佐々木様）トラストグループの主軸である駐車場ビジネスを展開するトラストパーク（株）において、法人向けに請求書を発行するパターンは大きく分けて2つあります。一つ目は、駐車場を保有する商業施設やホテル、オフィスビルなどのオーナーの方が、駐車場の運営だけを当社に委託する「管理受託」のケースで、毎月請求書を発行するこのパターンが一番多くの割合を占めます。二つ目は、駐車場設備などの機器だけを購入したいというお客様向けに、当社で仕入れた機器類の販売と設置などを請け負う「機器販売」に関する請求書を随時発行するパターンです。

実はこれまで法人向けの請求書はExcelで各人が作成しており、専用のツールなどは特に使っていませんでした。というのも駐車場ビジネスというと、大多数の方が思い浮かべるように、主に時間貸しで駐車場の利用者から代金を回収する形態が多いため、法人向けに請求書を発行する部分については積極的なシステム導入を考えていませんでした。しかしインボイス制度が出てきたことで、いくつか課題があることに気づきました。Excelで請求書を作成する場合、個別作成になるので会社としてフォーマットが統一されておらず、またイレギュラー処理が出てくるとそれぞれ作成の仕方に個性が出てしまい、結果として「適格請求書」としての要件を満たさなくなってしまうなどのリスクがありました。

加えて、発行した請求書は控えをきちんとデータで残しておくべきなのですが、人によっては前月の請求書を上書き保存で作成していてデータが残っておらず、紙の控えを倉庫から引き出すケースもあり、管理方法に課題がありました。会社として明確な請求書作成に関するルールやシステムがなかったことで、フォーマットの不統一や、過去の請求履歴を探すのに時間がかかり、迅速な対処ができないリスクも改善したいと考えていました。そうした時にインボイス制度が出てきたので、これを機に社内の請求書発行や管理に関する業務を見直し、要件を満たした「適格請求書」が誰でも簡単に統一のフォーマットで作成でき、データで一元管理できるような体制にしよう、ということで検討を開始しました。

『請求QUICK』は直感的に操作できる使いやすさも高評価！将来を見越して債権管理システムのように使える入金消込まで活用範囲を広げていける点も魅力

『請求QUICK』導入の決め手を教えてください。

佐々木様）まずはコスト面において導入ハードルの低さという点ももちろんですが、直感的な操作で誰でも使いやすいツールということが大きな決め手になりました。実は、自社でサービスを探している時に、駐車場の機器でリース契約をしている昭和リースさんから、「インボイス制度対応をするなら月額無料から使える『請求QUICK』が便利ですよ」とご紹介いただきました。実際、高額なサービスを導入しても「思っていたものと違う」ということはよく起こるので、思い切って導入ハードルの低いサービスも検討してみようということになり、当社が欲しい機能を備えていて使いやすく、且つコスパの良い『請求QUICK』が良いね、となりました。

単純に「インボイス制度対応だけ低コストでできれば良い」ということではなく、『請求QUICK』は発行した請求書の売掛金の回収、つまり入金消込機能まで1つのシステムでカバーされているので、将来を見越して債権管理システムのような形で利用範囲を広げていけると感じたことも選定のポイントでした。また「適格請求書」を発行するにあたって、毎月数百枚の請求書を大人数で作成するので、あまり複雑なシステムだと社内に定着させるのに苦労しますが、『請求QUICK』は画面がシンプルでわかりやすく、見たままのイメージで操作でき、使い始める際にマニュアルを熟読したり、細かい知識を持たずともすぐに使えるという点も高評価でした。

導入後の効果についてはいかがでしょうか。

佐々木様）会社としては、何よりもまず、要件を満たした「適格請求書」が、誰でも確実に発行できるようになり、「インボイス不適合」にならないという安心感があります。また発行した請求書をそのまま『請求QUICK』で電子保存できるようになったことで、法対応だけでなく請求書の一元管理と即時可視化が実現でき、いざという時に備える環境も構築できました。この2つが大きな導入メリットとして感じています。またExcel請求書と違い、作成者によって余分なスペースが空いたりフォームが切れたりといった体裁面の課題も解消され、統一フォーマットで綺麗な請求書が発行できるようになったという点も効果として感じています。毎月請求を行う駐車場の「管理受託」のお客様は「取引先マスタ登録」をすることで、誰でも簡単に間違いのない請求書を即時発行できるという点、また「機器販売」など発生の都度請求を行うお客様にはマスタ登録をしなくても、すぐに発行ができるという簡便さも使い勝手が良い点ですね。

それと『請求QUICK』に変えたことによるトラブルやお客様からの反応が、良い意味で「何もない」というのが実はすごく大事なことだと思っています。新しくサービスを導入しても何の問題もなく請求業務が当たり前に大人数で回せている、ということ自体助かりますしメリットに感じています。

また先ほど申し上げた債権管理という意味での「入金消込」までを見据えた将来の機能活用において、まずはファーストステップの請求書作成・発行がトラブルなく実現できたということで、今後の経理DX化の道筋が見えてきた感触があるので、そういった点も効果として感じています。既に一部のグループ企業では「入金消込」や「仕訳出力」、「会計ソフト連携」まで機能を活用し先行して業務改革を実現しているところもあるので、今後はグループ全体で『請求QUICK』の活用範囲を拡大し、DX化を推進していきたいと思っています。

法制度対応を機にDX化に意識を向け、『請求QUICK』の活用を足掛かりに柔軟な働き方の実現や業務改革の取り組みをさらに推進していきたい

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

佐々木様）これまでずっと紙文化でやってきたので、今回インボイス制度や電帳法への対応をどこまでやるかということも、正直なところ社内で議論し検討を重ねました。最低限で良いなら新たにシステムを導入しなくても対応自体はなんとか可能とは思いましたが、やはりこういった法制度が出てくるということ自体、世の中の大きな流れとしてアナログからデジタルへの転換を求められ、我々も電子データですべて完結できるDX会社にならないといけないと感じました。紙文化からデータ活用による業務改革という将来を見据え、その出発点として今があると思っています。やはりアナログ管理だと、必要な書類を探すこと一つとっても時間のロスが発生しかねず、会社としてはトラブル時こそ、そのような無駄な時間をなくし、本当に必要な対応を迅速に行うことこそが大切なので、その点も考慮してデータ化しDXを推進したいと考えています。

法対応などは実際大変ではありますが、「大変」だけで終わらせるのではなく、これを機にシステムを上手く活用することで効率化とDXにより強く意識を変えていければと思っています。「承認」作業一つとっても、クラウドであれば外出や出張先、自宅からでも滞ることなく即時承認ができますし、リモートワークが柔軟にできれば多様な働き方を受け入れ、人材の確保という点でも良い効果に繋がっていくと思います。直近1～2年でどこまでできるかはわかりませんが、『請求QUICK』の活用を足掛かりに長いスパンで見てさらに魅力的な会社になれるよう挑戦し続け、柔軟な働き方の実現や業務改革DXを推進していきたいと思っています。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。