株式会社日報ステーションは、山口と東京に拠点を置き、仕事で夢（ビジョン）を持つこと、それを実現することの素晴らしさを一人でも多くの人に体験していただくため、中小・零細企業に特化した「日報コンサルティング」を行い、日本経済を盛り上げる一翼を担うことを志しています。

代表取締役 中司様、事務担当 友弘様に『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

小規模事業者へのコンサルティングを行っている「日報ステーション」。クラウドによる業務フローの改善とガバナンスの強化を実現するために『請求QUICK』を導入

『請求QUICK』導入の背景、きっかけについて教えてください。

中司様）当社は、お客様に「進化していきましょう」と促す立場のコンサルティング会社なので、世の中的に請求業務がアナログからデジタルへとシフトしていく中、「我々はこのままで良いのか？」という思いがありました。そこで、これまでのExcelで作成した請求書を印刷して押印、さらに封入・投函するといった一連の手作業から脱却して、請求業務をすべてデジタル完結で自動発送までできるようにしようと決め、クラウドシステムに切り替えることにしました。

また、クラウドシステムを利用するメリットとして、経理のプロセスをいつでもどこからでも「見える化」してガラス張りにすることで、請求書の作成から承認処理までのタイムラグを無くすと同時に、ガバナンスも強化したいという思いもありました。当社も『請求QUICK』導入前は、経理業務全般をオンプレのソフトなどで対応していたため、結果的に属人化してしまい、いつの間にか私の目が届きにくいブラックボックスになっていました。クラウドシステムを導入することで、社長の私自らが1件ずつ請求書をチェックしつつも手間なくスピーディに承認処理ができ、全体として大幅な業務効率化とともにガバナンス統制がとれた体制も構築できると思いました。

そういった中で、デジタル連携による各種課題の解決に乗り出し、当社に合うクラウドシステムを探して出会ったのが『請求QUICK』です。『請求QUICK』は、請求書をデジタルで自動発行できるだけでなく、インターネットバンキングの情報まで取り込んで売掛金を消す入金消込機能があったので、多くの請求書対応が少人数でも効率よくできると思い、導入を決めました。

請求書の自動発行と入金消込の自動化が決め手となり、『請求QUICK』を導入。

『請求QUICK』を導入いただいた決め手を教えてください。

中司様）決め手となったのは、クラウドでの請求書自動発行機能と入金消込の自動化が1つのシステムで完結できることですね。「経理DX」と呼ばれる状態にするには、「請求書システム」、「インターネットバンキング」、それと「会計ソフト」、この3つをセットで一気に入れ替えてデジタル化した方が良いことに気が付きました。請求書を発行して売掛金の消込をし、会計仕訳を入れる、こういった業務はデジタルデータですべて繋がってクラウド上でいつでもどこからでも「見える化」されているのが理想です。なので、「一部業務のみのデジタル化」に留まるのではなく、理想のオペレーションを描き、業務のやり方自体を変革できるシステムとして、インターネットバンキングの入出金明細データの取り込みと、入金消込機能までカバーしている『請求QUICK』を選びました。

以前は入金されているかを、紙のチェックリストを作成して銀行口座の明細と見比べながら、1件ずつ目視で突合し確認していましたが、『請求QUICK』を使うようになってからは、こういった入金確認の手間が大幅に減りました。地方はまだまだインターネットバンキングの普及率が低いので、「請求書システム」と「インターネットバンキング」、「会計ソフト」の3つをクラウド化して作業ができるようになると、相当事務の効率化に繋がっていくと思います。実際、当社では事務作業が以前の1/4ぐらいまで削減できました。会計ソフトは他社さんのクラウドシステムを使っていますが、『請求QUICK』と連携ができるので問題なく使えて効率化ができています。

郵送代や人件費など費用面の削減効果に加え、経理経験がなくても簡単に操作できるシンプルなUIと機能の使いやすさが大きな魅力。

『請求QUICK』導入後の効果や感想を教えてください。

中司様）実際『請求QUICK』を導入して以降、手間や工数の削減だけでなく、費用面においても効果を実感しています。請求書作成・発行部分については、月に約200通送っていた請求書の郵送代や印刷代、封筒代、また請求書の封入・投函作業に2日ほどかかっていた人件費もかなり圧縮できたので、それだけでも月あたり約5万円が削減できました。さらに入金消込部分については、これまで月に4日2時間ずつ計8時間、銀行に足を運んでいた時間がゼロになりましたし、未収入金などの確認を含め2日かけて行っていた突合作業にかかる人件費も削減できました。『請求QUICK』は、インターネットバンキングの明細取得についても低コストで自動化できるので非常に助かっており、導入する価値を感じています。

これまで請求書などの経理業務は、Excelでの作業が複雑だったり、税金等をきちんと考慮しなければならないなど、経理スタッフ以外は対応できないと思っていたのですが、『請求QUICK』は経理業務の経験がない人でも簡単に正確な請求書を発行できるので、オペレーション上での使いやすさも大きなポイントですね。

友弘様）『請求QUICK』の中でも、決まった金額を定期的に請求する企業様には自動発行できる「請求書作成予約」機能が便利でオススメです。売掛金を消せる入金消込機能も良いですし、メールの文面もひな型がそのまま使えるのでとても便利ですね。督促機能もよく利用させていただいているのですが、とにかく色々な機能があってもシンプルで使いやすくできているので、今まで封筒に入れて郵便局に行って送付するという物理的な手間が一切なくなり、ポチポチっとしたらあっという間にストレスなく請求書を発行できるようになったというのが本当に便利だなと感じています。

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

中司様）日々のバックオフィス系の事務作業を、ずっと同じように繰り返しで対応をされている場合、どうしてもITツール活用やデジタル化に対して苦手意識が多少はあると思います。けれど、導入ハードルの低い『請求QUICK』を1つのきっかけとして使ってみて、「やっぱり便利だね」となれば、ちょっとこれもやってみよう、あれも試してみようという感じで慣れていくことができるので、どんどん効率化できる幅が広がっていくと思います。今まで、印刷して封筒の中に入れて閉じて切手を貼って、郵送先を書いて発送して、っていうのが、ボタン1つで済んでしまうという手軽さ。その感動をきっかけに、他ももしかしてデジタル化したらこんな風に感動するんじゃないか？という意識が持てるようになると思います。デジタルに抵抗のある人こそ、まずは『請求QUICK』を試してみることをオススメします。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。