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代表取締役 三栗野 真平様に『請求QUICK』導入の背景や決め手、導入後の感想についてお話を伺いました。

バラバラだった請求書関連業務を一元化！1つのシステムで業務効率化もインボイス制度・改正電帳法にも無料で対応できる安心感から『請求QUICK』を選択

『請求QUICK』導入のきっかけや当時の課題について教えてください。

三栗野様）当社は、小さいながらもずっと経理担当者をおいて「一人経理」でやってもらっていたのですが、その方の退職を機に属人的な作業から脱却して、請求書業務をクラウドシステムで一新しようということになりました。会計処理については会計士さんにお任せすることにしたのですが、請求書発行や入金消込などの請求書まわりは、私が店長としてフラワーアレンジメントなどの本業を行いつつ、並行して対応することにしたので、とにかく簡単で使いやすいツールを導入して請求業務の負担を減らしたいと思ったのがきっかけです。

当時は、オンプレのソフトやExcelなどを使って対応していて、一つひとつの作業が非常に複雑で属人化していたため、できるだけシンプルに1つのシステムで請求業務を簡潔に一元管理できるようにすることが課題でした。例えば、以前はExcelで請求書発行や入金消込をするにしても、その担当者が組んだマクロで他の人では使い方がよくわからないとか、売掛金の内訳を1件ずつ会計ソフトに入力した上で、売上管理はExcelで別途作成といった煩雑さがありました。色々な形で個別に対応していた請求関連業務を、属人化させずに一つのシステムに集約し効率化したいと思っていました。

また、インボイス制度や改正電帳法といった法対応を見据えて、オンプレソフトからクラウドのシステムに切り替えることで、効率よくきちんと対応できるようにしたいという目的もありました。正直、電帳法などの要件は調べても実際どうすれば良いのかがよくわからないというところもあり、御社のような法対応もできるクラウドシステムを導入することで、あまり難しく考えなくても自然に対応できるようになるはず、という期待もありました。

使いやすく、必要十分な機能が揃っていることが決め手となり『請求QUICK』を導入。

『請求QUICK』を導入いただいた決め手を教えてください。

三栗野様）やはり「初期・月次無料」という安さと使いやすさですね。法対応もできて、請求書の発行から入金消込まで、Excelや色々なツールを使わずにシンプルに1つのクラウドシステムだけで一元管理したいという当社の希望に対して、欲しい機能が揃っていてUIもわかりやすく一番理想に合致したサービスだったので、『請求QUICK』の導入を決めました。もちろん選定にあたっては他のクラウドシステムも色々調べてみましたが、たくさんのシステムに分かれていて、どこまで導入すれば自分達のやりたいことができるのかがわからず、また、機能が複雑で使い方が難しい印象だったので、少し当社のニーズとは違うかなと感じました。『請求QUICK』は、無料で始められるので、とりあえず触ってみて色々と使い勝手や機能を実際に試すことができたのも、安心感があり良かったです。

インボイス制度や改正電帳法などの法対応に関しても、追加料金の有無などまでは正直調べ切れていなかったのですが、それを比較検討するまでもなく『請求QUICK』にしようと思って使い始めました。今は「適格請求書発行事業者」の登録番号も『請求QUICK』に設定したので、当社の請求書には既に登録番号が印字されていますし、発行した控えの電子保存も使わせていただいています。

入金消込まで含めた請求業務の効率化だけでなく「売上管理ツール」としても『請求QUICK』を活用し、経営状況の即時把握まで簡単にできるようになりました。

『請求QUICK』導入後の効果や感想を教えてください。

三栗野様）「一人経理」で煩雑だった作業を、『請求QUICK』でシンプルに一元管理できるようになったので、新たに後任の経理担当者を雇わなくても、私が店長として本業を行いつつ、請求書発行から入金消込、さらに売上管理まで対応できるようになりました。請求書にかかる作業時間を大幅に短縮できたのが、なによりも一番助かっていますね。また本来の使い方とはちょっと違うと思うのですが、実は請求書を発行しない店舗のレジ売上分やECサイトの売上分なども、『請求QUICK』にデータ登録して、当社全体として売り上げがどのぐらいあるかを即時把握できる「売上管理ツール」としても活用しています。クラウド型の『請求QUICK』だからこそ、Excelのように属人的にならずに店長として「今、何にどれぐらいの売上があるのか」や、売掛金の未入金額といった経営状況の把握までを一つのシステムで簡単にできるようになったので、そこも大きな導入の効果として感じています。

また、これまで基本は「紙」ですべて請求書を作成・発行していたのですが、『請求QUICK』導入後は、特に問題なく電子請求書に移行できています。メール添付で請求書のPDFデータをダウンロードするとか、Webブラウザ上で請求書を直接確認できるとか、お客様のニーズによって発行方法を使い分けているので、そういったバリエーションがあるのも使いやすいですし、嬉しい機能だなと思っています。一部「郵送代行」をお願いしている取引先もまだありますが、当社としては『請求QUICK』の導入で完全にペーパーレス化が実現できたので、その点も非常に良かったです。

検討中の企業様に向けて、最後に一言お願いします。

三栗野様）請求書の作成をExcelやオンプレソフトなどを使ったりしながら、バラバラに発行している企業さんは意外と多いように思います。オンプレは、例えば消費税の改定時などもそうですが、法改正があった場合、自分たちで対応しないといけないという大変さがあったり、Excelもマクロなどで属人化しやすかったりして、「誰がやっても同じ結果」を素早く作れる環境は、クラウドツールなしでは難しいように感じています。

当社は、ある程度よく使う明細などは、最初に『請求QUICK』にCSVで全部読み込ませることで、請求書の作成を早く確実にできるようにしています。新しい明細がどんどん出てきますが、それも『請求QUICK』に登録することで、次回作成する時はプルダウンで選ぶだけなので簡単ですし、また最初の一文字を打つと予測変換で明細候補が出てくるので、そういったやり方でも請求書作成がラクにできるようになりました。月額無料で50通まで発行できますから、バラバラの請求書業務を一元化して早く確実に処理したいという企業さんには、『請求QUICK』は便利なシステムだと思います。

貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。